ما هو سجل الرواتب؟ الفوائد وأفضل الممارسات والأمثلة – TechToday

يعد سجل الرواتب وسيلة ملائمة لتتبع جميع معلومات الرواتب ذات الصلة في موقع مركزي واحد. إن الاحتفاظ بسجلات الرواتب الدقيقة وفي الوقت المناسب يجعل من السهل حساب الضرائب والحفاظ على الامتثال لجميع القوانين الفيدرالية وقوانين الولايات والقوانين المحلية اللازمة.

إذا لم تقم بإنشاء سجل الرواتب من قبل، فإننا نغطي ما تحتاج إلى معرفته حول هذا الموضوع.

ما هو سجل الرواتب؟

سجل الرواتب هو سجل لمعلومات دفع أجر كل موظف لكل تاريخ دفع وفترة دفع. ويتضمن أيضًا معلومات لجميع الموظفين خلال كل فترة زمنية معينة، بحيث يمكنك بسهولة عرض الإجماليات الإجمالية.

تتضمن بعض المعلومات المدرجة في سجل الرواتب إجمالي الأجر والخصومات ومدفوعات المكافآت ومدفوعات العمل الإضافي وحجز الضرائب وصافي الأجر ومدفوعات المزايا. وهي لا تشمل عادة الضرائب التي يدفعها أصحاب العمل، ولكنها قد تشمل ضرائب البطالة الفيدرالية وضرائب الولاية.

يمكن أن تتخذ سجلات الرواتب أشكالًا عديدة، بدءًا من جداول بيانات Excel وحتى دفتر تسجيل الرواتب الفعلي الذي تملأه يدويًا. توفر بعض برامج المحاسبة، مثل ADP، خيار إنشاء تقرير سجل الرواتب تلقائيًا، وهو أمر مريح للغاية. ومع ذلك، لا تخلط بينه وبين التقارير الأخرى التي لها أسماء مشابهة – سجل كشوف المرتبات ليس هو نفسه تقرير تفاصيل كشوف المرتبات أو تقرير سجل شيك الراتب أو كعب كعب رواتب الموظفين.

هيكل سجل الرواتب

يجب أن يتضمن كل سجل كشوف المرتبات بشكل عام المعلومات التالية:

• اسم كل موظف.
• فترة الدفع.
• تاريخ الدفع.
• ساعات عمل منتظمة لكل موظف.
• ساعات العمل الإضافية لكل موظف، إن أمكن.
• صافي الأجر لكل موظف.
• معدل أجر كل موظف.
• الأجر الإجمالي لكل موظف.
• تم حجب الضرائب الفيدرالية والولائية والمحلية.
• جزء الموظف من ضرائب الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية.
• أي خصومات أخرى قابلة للتطبيق (مثل المزايا).
• مساهمات مزايا أصحاب العمل، إن وجدت.
• تفاصيل الدفع الصافي (الشيك الورقي، الإيداع المباشر، بطاقة الدفع، وما إلى ذلك).

يجب أن يتضمن سجل الرواتب أيضًا إجماليات لكل بند. ضع في اعتبارك أن قوانين حفظ سجلات الرواتب تختلف وفقًا للولاية القضائية، لذا تأكد من استشارة جميع القوانين الفيدرالية وقوانين الولايات والقوانين المحلية ذات الصلة عند إنشاء هيكل سجل الرواتب الخاص بك.

مثال على سجل الرواتب

فوائد سجل الرواتب

إن الاحتفاظ بسجل رواتب موثق جيدًا يوفر العديد من المزايا لعملك. فيما يلي بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها باستخدام سجل الرواتب:

• مركزية جميع تواريخ الرواتب ذات الصلة في مكان واحد.
• تتبع الساعات والأجور المدفوعة.
• احسب المبلغ النقدي المطلوب لتغطية الرواتب.
• توقع تكاليف العمل الإضافي لفترات الدفع المستقبلية.
• مراجعة التكاليف الصادرة للمؤسسة بأكملها أو على أساس كل موظف.
• مدفوعات ضريبة الميزانية لكل فترة دفع.
• تتبع خصومات الموظفين والحجب.
• توفير بيانات الرواتب وغيرها من المعلومات لمقدمي تعويضات العمال والتأمين.
• تسجيل وقت إجازة الموظف.
• التوفيق بين نفقات الرواتب ودفتر الأستاذ العام.
• التحقق من صحة معاملات الإيداع المباشر.
• أكمل مدفوعات الضرائب ربع السنوية لشركتك باستخدام النموذج 941.
• الحفاظ على سجلات الرواتب دقيقة ومتوافقة.

خطوات إنشاء سجل الرواتب

إن إنشاء سجل الرواتب ليس عملية معقدة، ولكنك تحتاج إلى اتباع عملية معينة للتأكد من أن كل إدخال سجل دقيق وكامل. فيما يلي الخطوات التي يجب عليك اتباعها لإنشاء سجل الرواتب:

1. معرفة وتيرة فترات الرواتب. نظرًا لأنك تحتاج إلى إنشاء سجل كشوف المرتبات لكل يوم دفع، فأنت بحاجة إلى معرفة قائمة بتواريخ تشغيل كشوف المرتبات القادمة.
2. جمع كافة الوثائق والمعلومات اللازمة. يتضمن ذلك رقم تعريف صاحب العمل (EIN)، ومعرفات الضرائب الحكومية والمحلية، ونماذج W-4 الفيدرالية والخاصة بالولاية، ومعلومات بطاقة الوقت وبيانات التعويض لكل موظف. إذا كنت تقوم بإضافة موظفين جدد إلى كشوف المرتبات، فستحتاج أيضًا إلى نموذج I-9 الخاص بهم وطلب الوظيفة الخاص بهم.
3. ملء السجل. خذ المعلومات التي جمعتها في الخطوة الثانية واستخدمها لملء سجل الرواتب الخاص بك، ثم احسب الأجر الإجمالي لكل موظف. إذا كنت تستخدم برنامج كشوف المرتبات مثل ADP، فسوف يقوم تلقائيًا بسحب معظم هذه البيانات من مناطق أخرى من البرنامج وإجراء الحسابات نيابةً عنك.
4. تحديد الضرائب والخصومات. استخدم W-4s لحساب المبلغ الذي تحتاج إلى خصمه من الضرائب والخصومات لكل موظف.
5. حساب صافي الأجر لكل موظف. قم بطرح المبلغ الإجمالي للضرائب والخصومات من إجمالي أجر الموظف لمعرفة صافي أجره (المعروف أيضًا باسم الأجر المنزلي).
6. مراجعة إدخال سجل الرواتب. تحقق مرة أخرى من إدخال دفع كل موظف بحثًا عن الأخطاء وقم بحلها قبل الانتقال إلى إدخال سجل الرواتب التالي.

أفضل الممارسات لاستخدام وصيانة سجل الرواتب

تأمين البيانات الحساسة

تحتوي سجلات الرواتب على بيانات حساسة للغاية حول الشؤون المالية لشركتك والمعلومات الشخصية للموظفين. لهذا السبب، يجب عليك اتخاذ خطوات للحفاظ على سجلات الرواتب الخاصة بك آمنة وتقييد الوصول إلى عدد قليل من الموظفين المصرح لهم فقط. ولأغراض أمنية، نوصي بالابتعاد عن السجلات الفعلية أو جداول بيانات Excel واختيار برامج المحاسبة التي تحتوي على ميزات مثل المصادقة الثنائية بدلاً من ذلك.

قم بتحديث السجل بشكل متكرر

في كل مرة تقوم فيها بإنشاء سجل الرواتب، تحقق منه بحثًا عن التغييرات والأخطاء. يجب إجراء التعديلات لزيادة الرواتب أو تخفيضها، والتغييرات في الاستقطاعات وتقلب ساعات العمل، فقط لإعطاء بعض الأمثلة.

كن على اطلاع دائم بالامتثال

يمكن أن تتغير قوانين الرواتب على المستوى الفيدرالي ومستوى الولايات والمستوى المحلي في أي وقت. ابق على اطلاع بأحدث التغييرات في ولايتك القضائية وقم بتحديث سجلات الرواتب الخاصة بك لتعكس التغييرات بمجرد دخولها حيز التنفيذ.

التمسك بسجلات الرواتب

تفرض مصلحة الضرائب الأمريكية على الشركات الاحتفاظ بسجلات الرواتب، بما في ذلك سجلات الرواتب، لمدة أربع سنوات على الأقل. تأكد من تخزين سجلات الرواتب الخاصة بك بشكل آمن لهذه الفترة من الوقت في مكان تكون فيه آمنة من الوصول غير المصرح به.

ماذا يعني إثبات سجل الرواتب؟

إن إثبات سجل الرواتب يعني التحقق من صحة جميع حساباتك وأن بيانات الرواتب الخاصة بك دقيقة. يجب عليك التأكد من أن إجمالي أرباح كل موظف يساوي صافي أجره مطروحًا منه مجموع جميع الخصومات الخاصة به.

ما الفرق بين مجلة كشوف المرتبات وسجل كشوف المرتبات؟

أثناء قيامهم بتسجيل معلومات الأجور، فإن سجل كشوف المرتبات ليس هو نفسه دفتر يومية الرواتب. يقوم سجل الرواتب بتقسيم المعلومات حسب الموظف، في حين أن مجلة الرواتب تلخص أرقام الرواتب للشركة بأكملها. يتم استخدام سجل كشوف المرتبات لتسوية كشوف المرتبات والتحقق من دقتها، في حين يتم استخدام مجلة كشوف المرتبات لإعداد البيانات المالية.