يعزز برنامج Children’s Nebraska تجربة مقدمي الخدمة باستخدام أدوات إدارة القوى العاملة – TechToday

قبل ست سنوات، لم يكن لدى النظام الصحي للأطفال في نبراسكا مصدر واحد للحقيقة عندما يتعلق الأمر بالجدولة.

المشكلة

كانت شركة نبراسكا للأطفال تنمو بنسبة 10% سنويًا من وجهة نظر مقدمي الخدمة، وفي ذلك الوقت، كانت الجدولة وإنشاء الطلبات عند الطلب تتم في عدد لا يحصى من الأنظمة عبر الأقسام – بدءًا من تدوينها على الورق إلى حفظها في تقاويم البريد الإلكتروني إلى تتبعها في جدول البيانات. كانت هناك العديد من الأساليب المتباينة، ولم يتمكن أحد من تتبعها جميعًا.

لمحاولة تبسيط العملية، يقوم الموظفون بدمج جميع تفاصيل الجدولة الموجودة في متناول اليد وإرسالها إلى مركز الاتصالات، حيث يقوم شخص ما بإدخال وتتبع الجدولة يدويًا في ملف Microsoft Word أو Excel.

وهذا يعني أنه إذا اضطر أي شخص إلى إجراء تغيير في الجدول الزمني في اللحظة الأخيرة، فلن يتم إرساله إلى مركز الاتصالات، مما يعني أن الموظفين لم يكن لديهم مكان واحد يحتوي على مصدر الحقيقة للجدولة.

كما أنها شكلت تحديات عندما يتعلق الأمر بذلك جدولة المواعيد على تقاويم المزود. في كثير من الأحيان، كان يتم حجز مقدمي الخدمة بشكل مزدوج حيث يتعين على مسؤولي القسم إجراء إحالة مرجعية إلى تنسيقات الجدول المتعددة لحجز موعد.

قال الدكتور ستيفن دولتر، كبير مسؤولي المعلومات الطبية في مستشفى نبراسكا للأطفال: “استمرت المشكلة في التفاقم مع تزايد عدد مقدمي الخدمات لدينا”. “إن إدارة الجداول الزمنية بهذه الطريقة اليدوية والمتباينة سرعان ما أصبحت عبئًا إداريًا كبيرًا للغاية، وكنا نعلم أننا بحاجة إلى التكنولوجيا لأتمتة هذه العمليات.

وأضاف: “لقد لجأنا في النهاية إلى QGenda للحصول على تكنولوجيا إدارة القوى العاملة التي يمكنها إنتاج جداول زمنية لمقدمي الخدمة وتحت الطلب بسرعة وكفاءة وتحسين القدرة السريرية”.

عرض

اقترحت شركة QGenda تقنية إدارة القوى العاملة الخاصة بها والتي من شأنها أن تشمل جدولة مقدمي الخدمة، وتحت الطلب، وإدارة العيادة وغرفة الفحص لمعالجة العقبات التي يواجهها أطفال نبراسكا.

“الآن، بالإضافة إلى الحفاظ على سلامة مرضانا من خلال وجود منصة موحدة عند الطلب تكون صحيحة بنسبة 100% طوال الوقت، فإننا نستمتع بتوفير الوقت و وأوضح دولتر أن تقليل العبء الإداري، هما من أهم الفوائد غير السريرية التي أردناها من هذا النوع من التكنولوجيا.

“إن توفير وقت الطبيب سمح لهم بممارسة المهنة بأعلى رخصتهم والتركيز على رؤية المرضى، الأمر الذي كان له أيضًا فوائد مالية لمنظمتنا حيث تمكن مقدمو الخدمة من رؤية المزيد من المرضى وتقديم رعاية جيدة، بدلاً من العمل في المهام الإدارية.

وتابع: “مع أخذ ذلك في الاعتبار، كنا نهدف إلى الاستفادة من تكنولوجيا القوى العاملة لتدفق إنشاء الجدول الزمني والتغييرات تلقائيًا إلى مركز الاتصالات الخاص بنا وتحديث التغييرات في اللحظة الأخيرة تلقائيًا، بحيث يمكن إنتاج الجداول الزمنية بسرعة وكفاءة”.

مواجهة التحدي

يمكن لجميع إدارات وأقسام المزود ومركز الاتصالات وأي شخص على الصفحة المقصودة عند الطلب الاطلاع على منصة إدارة القوى العاملة. وهذا يشمل مقدمي الخدمة والممرضات والصيادلة والأخصائيين الاجتماعيين ومديري الحالات وفرق العلاج الطبيعي والعلاج التشغيلي – أي شخص في المستشفى.

تتكامل تقنية المورد مع Microsoft Outlook، الذي تستخدمه المؤسسة، بحيث تظهر الورديات المجدولة أو الإجازات كمواعيد ليشاهدها كل شخص في النظام.

“هذا أمر بالغ الأهمية.” وأشار دولتر. “إذا كان شخص ما يتطلع إلى حجز وقت مع أحد مقدمي الخدمات، فلن يقوم بالحجز الزائد، لأنه يبدو محجوبًا ومشغولًا عند الخدمة السريرية. بالإضافة إلى ذلك، تم دمج QGenda مع Voalte، منصة الرسائل النصية الآمنة لدينا، ويجعلها لا تضطر إلى التبديل بين كل منصة، مما يوفر تجربة سهلة الاستخدام.

نتائج

قبل تنفيذ أ في منصة إدارة القوى العاملة، عمل دولتر شخصيًا في ثماني نوبات عمل متتالية طوال الليل في عيد الهالوين، حيث لم يكن هناك مصدر للحقيقة لتتبع اتجاهات التوظيف. ولهذا السبب يقدر هو وبقية موظفي منظمة Children’s Nebraska النظام الجديد – فالتكنولوجيا قادرة على تحديد وتصحيح الجدولة بهذه الطريقة.

وأوضح دولتر: “الآن لا داعي للقلق بشأن تحديد موعد لقضاء العطلة نفسها مرارًا وتكرارًا”. “أبعد من ذلك، كانت إحدى الفوائد الرئيسية للمنصة هي إمكانية رؤية البيانات والرؤى التاريخية.

وتابع: “نحن قادرون على معرفة من عمل في أي نوبة وفي أي وقت، لذا للمضي قدمًا، يمكننا التأكد من أن أطبائنا يعملون بعدد متساو من الورديات وفي مجال خبرتهم”. “قبل هذه التكنولوجيا، لم يكن هذا يحدث. لكنه يقطع شوطا طويلا من حيث الرضا في مكان العمل والتوازن بين العمل والحياة.

لم تخدش شركة Children’s Nebraska السطح بعد للاستفادة من إمكانات البيانات والرؤى للنظام الجديد، ولكنها تتطلع إلى استخدام التكنولوجيا إلى أقصى إمكاناتها حتى تتمكن المنظمة من: قياس مدى توجه مقدمي الخدمات نحو الالتزامات التعاقدية؛ فهم اتجاهات الابتعاد عن الوقت عبر الأقسام والتخصصات الفرعية والمواقع ومقدمي الخدمات؛ التكيف بشكل استباقي مع اتجاهات الطلب الموسمية حسب الموقع؛ و اكثر.

وأشار دولتر إلى أنه “خلال العام المقبل، سنكون قادرين على تقديم تقارير محددة عن تحسينات إدارة الغرف”. “على الرغم من أننا لا نملك مقاييس صارمة للإبلاغ عنها حتى الآن، إلا أنه يمكننا الإبلاغ عن الكفاءات التشغيلية المحسنة من خلال إنشاء جدول زمني أسرع وآلي، وقد سمعنا من موظفينا مدى رضاهم عن التكنولوجيا.

وقال: “نجد أن الإطار الزمني البالغ 12 شهرًا يسمح لنا باستخلاص استنتاجات موثوقة، ولكننا نعلم أن دمج جداول مقدمي الخدمة مع إدارة الغرف سيجعل من الأسهل تحسين استخدام العيادات وغرف الفحص المتاحة، وتحسين وصول المرضى إلى الرعاية”. .

نصيحة للآخرين

هناك اعتبارات متعددة قد تقدمها Dolter لمؤسسات مقدمي الرعاية الصحية الأخرى التي تتطلع إلى الاستفادة من تكنولوجيا مماثلة لإدارة القوى العاملة.

“أولاً، أوصي بدمجه مع أكبر عدد ممكن من المنصات الأخرى، بما في ذلك تقويمات البريد الإلكتروني و منصات المراسلة الآمنة. “أود أيضًا التأكد من أنك تخصص وقتًا إضافيًا بنسبة 50% للتثبيت والتنفيذ مما تعتقد أنك ستحتاج إليه كمسؤولي الجدول الزمني، وعادةً ما يحتاج الأشخاص الموجودون في فريقك الذين يستخدمون هذه التكنولوجيا إلى وقت إضافي ودعم للتكيف مع التغيير والتعلم سير العمل.

واختتم كلامه بالقول: “يندرج هذا ضمن أهمية التأكيد على إدارة التغيير للفرق”. “على الرغم من أنه قد يكون هناك عمل مقدم ومنحنى تعليمي يأتي مع تنفيذ منصة جديدة تمامًا، إلا أن النتائج والمكاسب على الطريق فيما يتعلق بتوفير الوقت والتوازن بين العمل والحياة ستكون تستحق العناء.”

تابع تغطية Bill’s HIT على LinkedIn: Bill Siwicki
أرسل له بريدًا إلكترونيًا: bsiwicki@himss.org
أخبار تكنولوجيا المعلومات للرعاية الصحية هي إحدى منشورات وسائل الإعلام التابعة لشركة HIMSS.